Для большинства людей Google Диск — это не что иное, как цифровая картотека, где вы можете хранить PDF-файлы, хранить снимки экрана и случайные документы, которые могут вам понадобиться позже.
Если это все, что вы используете, вы упускаете удивительное количество возможностей Диска. За прошедшие годы Google превратил Диск в нечто большее, чем просто облачное хранилище.
Теперь он предлагает инструменты, которые помогут вам автоматически упорядочивать файлы, эффективно сотрудничать, быстро находить документы и автоматизируйте небольшие аспекты вашего рабочего процесса.
Однако многие из этих функций скрыты в меню и настройках, которые легко заметить.
После некоторых исследований я понял, что упускаю из виду некоторые инструменты, которые могли бы сэкономить мне время.
Встроенный сканер документов игнорируется большинством пользователей.
Из бумажной копии в PDF за считанные секунды
Большинство людей устанавливают отдельное приложение, когда им нужно отсканировать документ с помощью телефона, но Google Drive оснащен мощным встроенным сканером.
На Android нажмите + кнопка в приложении Диск и выберите Сканировать для получения квитанций, форм, заметок или других документов.
После того, как вы сделаете фотографию, Диск распознает края документа и преобразует его в PDF. Вы можете обрезать, вращать или применять простые фильтры, чтобы улучшить читаемость перед сохранением.
Затем он загружает отсканированное изображение в хранилище на вашем Диске, что упрощает его систематизацию и совместное использование.
OCR делает ваши файлы доступными для поиска
Больше никакого стресса из-за идеального имени файла
Одной из самых недооцененных возможностей Drive является оптическое распознавание символов (OCR). Он может обнаруживать текст в изображениях и отсканированных PDF-файлах и делать этот текст доступным для поиска на вашем Диске.
Это означает, что вам не нужны четко обозначенные имена файлов, чтобы найти то, что вы ищете.
Когда вы загружаете фотодокумент или отсканированный договор, Диск индексирует содержащийся в нем текст. Поиск по определенной фразе может привести к обнаружению файла, о котором вы забыли.
На рабочем столе вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши некоторые PDF-файлы и открыть их в Документах Google, в которых сохраняется редактируемый текст.
Он не безупречен, но для печатных документов часто оказывается на удивление точным.
История версий позволяет восстанавливать старые черновики.
Это подстраховка, которая спасает вашу предыдущую работу.
Случайное удаление чего-то важного или перезапись документа может показаться катастрофой, но история версий Google Диска действует как встроенная система безопасности.
Для файлов, созданных в Google Документах, Таблицах и Презентациях, Диск автоматически отслеживать предыдущие версии когда кто-то вносит изменения.
Вы можете получить к нему доступ, открыв документ и нажав файл > История версий > Посмотреть историю версий. Появится панель, показывающая предыдущие версии файла, а также временные метки и имена людей, которые его редактировали.
Вы можете открыть историю версий, чтобы просмотреть изменения и при необходимости восстановить более старую версию.
Это полезно при совместной работе с другими, поскольку позволяет отслеживать изменения и отменять нежелательные изменения.
Многие пользователи забывают о существовании этой функции, но она может спасти вас от потери важной работы или исправления ошибки, возникшей в последней версии документа.
Описания файлов добавляют контекст
Вы всегда будете знать, что внутри
Google Диск позволяет добавлять описания к файлам. Это небольшая функция, которую многие пользователи упускают из виду, но которая может оказаться на удивление полезной.
Вместо того, чтобы просто полагаться на имена файлов, вы можете включить детали, объясняющие, что содержит документ.
Чтобы добавить его, щелкните правой кнопкой мыши файл на Google Диске и выберите Информация о файле > Подробности, и вставьте текст Описание поле. Этот текст сохраняется вместе с файлом, и любой, у кого есть доступ, может его просмотреть.
Описания полезны для общих папок или совместных проектов. Короткая заметка может уточнить, для чего нужен файл и является ли он окончательной версией.
Это простой способ добавить контекст, не загромождая имена файлов и не создавая дополнительных документов.
Офлайн-режим делает Диск надежным рабочим пространством
Выполняйте работу даже без Интернета
Автономный режим делает Диск надежнее, чем кажется. Если эта функция включена, вы можете открывать и редактировать Документы, Таблицы и Презентации Google даже без подключения к Интернету.
Чтобы использовать его на рабочем столе, откройте настройки Google Диска и включите Оффлайн режим. На мобильном телефоне нажмите значок меню с тремя точками рядом с именем файла и выберите Сделать доступным офлайн.
В следующий раз, когда вы потеряете соединение, независимо от того, находитесь ли вы в полете или имеете дело с ненадежным Wi-Fi, вы все равно сможете работать со своими документами как обычно.
Ваши изменения синхронизируются автоматически при восстановлении соединения.
Фильтры расширенного поиска более эффективны, чем кажутся
Быстрый и простой способ найти файлы
Расширенные фильтры поиска на Диске облегчить поиск файловособенно если ваше хранилище захламлено.
Нажмите на значок фильтра в строке поиска, чтобы сузить результаты по типу файла, владельцу, местоположению, дате изменения и людям, участвовавшим в работе с документом.
Например, вы можете найти PDF-файлы, которыми с вами поделились за последний месяц, или документы, отредактированные конкретным коллегой.
Вместо того, чтобы копаться в папках или бесконечно прокручивать их, вы можете за считанные секунды точно определить, что ищете.
Эти функции Google Диска серьезно недооценены
Google Диск — это больше, чем просто хранилище файлов. От встроенного сканирования и оптического распознавания символов до истории версий и мощных инструментов поиска — Drive включает в себя ряд полезных возможностей, которые упрощают управление файлами.
После того, как вы начнете использовать такие инструменты, как фильтры расширенного поиска, автономный режим или сканирование документовDrive начинает ощущаться как легкий центр продуктивности.
Если вы используете Диск одинаково в течение многих лет, возможно, стоит вернуться к некоторым из этих игнорируемых инструментов.
